7 passos para uma gestão de projectos eficaz

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– Hum… então e o que é que faz na vida?
– Faço gestão de projectos.
– Ah sim?!… e isso é o quê? Em que é que consiste essa função?
Esta é, provavelmente, a pergunta a que já respondi com maior frequência ao longo da vida. Portanto, acho que devemos começar por definir o que é a gestão de projectos e do que trata:

A gestão de projectos pode ser descrita como o processo de planeamento, execução e controlo de um projecto, desde o seu início até à sua conclusão, com vista à consecução de um objectivo final num certo prazo, com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos materiais, recursos tecnológicos, recursos financeiros e recursos humanos. Integrando diversas áreas de conhecimento, o seu objectivo final é o de obter o melhor resultado possível do trinómio custo-prazo-qualidade.

Paulo Nunes (economista, professor e consultor de empresas), citação retirada de www.knoow.net

Na Plot gerimos conteúdos que podem ser direccionados para revistas, sites, jornais, newsletters, brochuras, relatórios e contas e todas as plataformas que precisem de conteúdos para viver. Posto isto, estamos em condições de desmontar em sete rápidos e eficazes passos o que é a gestão de projectos e o que faz o gestor de projectos, de que forma divide as suas tarefas no dia-a-dia.

Objectivo: gestão de projectos mais eficaz

1. Gerir operacionalmente todos os projectos – O primeiro passo é o equivalente a dizer que somos o nadador-salvador de uma praia cheia de veraneantes, numa tarde quente de Agosto. Ou seja, o gestor de projecto está atento e vigia todas as áreas envolventes de um projecto para garantir que tudo corre bem e que ninguém “corre o perigo de se afogar”. Normalmente, corre bem e ninguém se afoga… mas às vezes é preciso atirar uma bóia.

2. O design, o cliente e a direcção de contas – A gestão de projectos controla todo o processo que leva à eficaz conclusão de um projecto, por exemplo, de uma revista. O processo inclui a reunião de alinhamento da edição número x com o cliente, a discussão de conteúdos para aquele número, a atribuição de artigos aos jornalistas, a definição de datas de entrega dos conteúdos por parte dos fornecedores – jornalistas, fotógrafos, ilustradores etc., a definição da datas de arranque para o início da paginação da revista, a gestão entre o design que pagina a revista e o que o cliente pretende, a entrada da revista em arte final e, por fim, na gráfica para ser impressa. Todas estas etapas são trabalhadas pelas pessoas responsáveis por cada uma destas áreas, mas cabe ao gestor de projecto articulá-las entre si e garantir o cumprimentos de todas as fases. Este processo funciona numa harmoniosa articulação entre o responsável pelo gestor de projecto, o director de contas, que vai aprovando e discutindo as várias fases do projecto com o gestor e avaliando assim a optimização de recursos em cada um.

3. A escolha e gestão dos recursos – Para cada projecto é feita uma avaliação e aprovação do planeamento de recursos a utilizar pela direcção de contas. Depois disto, numa revista que vai arrancar, a área de gestão de projectos está munida e pronta para contactar o batalhão de jornalistas que vai escrever cada um dos artigos que vão compor aquela edição, avisar o fotógrafo para estar às tantas horas, no dia x, para fotografar uma celebridade ou pedir ao ilustrador n para fazer aquela ilustração que vai marcar a diferença no artigo p. Chama-se a isto uma eficaz gestão de recursos que podem ser colaboradores da empresa ou trabalhar em regime de freelance. Para que a escolha recaia sobre os melhores existem sites fabulosos que nos ajudam a conhecer os trabalhos de cada um e assim, a garantir uma melhor escolha para cada trabalho e a qualidade sempre presente nos nossos trabalhos. Um bom exemplo é o site Behance.

4. Garantir tudo: o cumprimento do calendário, custos e recursos – Para que nada falhe, os melhores amigos do gestor de projectos são o Excel e o Google Docs. São ferramentas muito úteis no dia-a-dia. O gestor deve garantir que todas as etapas de cada projecto são cumpridas em tempo útil pelas várias partes envolvidas no projecto e que os custos nunca são ultrapassados. Para isto recomenda-se um planeamento de timmings de cada uma das etapas através de um cronograma em Excel, as datas mais significativas apontadas no calendário do computador com sinais de alerta na véspera de expirarem, um Excel contendo todos os custos afectos ao projecto bem apontados e acesso ao Google docs. Sempre partilhado com a direcção de contas para que possa haver uma sinergia no trabalho dos vários projectos e as respectivas aprovações.

Tome nota:
docs.google.com

Exemplo de um cronograma:

Gestão de projectos - exemplo revista

Exemplo de um cronograma de gestão de projectos de revista de um cliente

 

5. Gerir os recursos afectos ao projecto

O passo cinco é o tópico que mais convém ter presente durante todo o processo de gestão de projectos. Todos os recursos têm (e devem) ser controlados pelo gestor de projecto. Voltando à analogia do nadador salvador, temos que ter a praia toda bem vigiada pois, em caso de necessidade, temos que ser os primeiros a dar o alerta e atirar a bóia se for preciso. Ou seja, se durante o processo de fazer a edição número X da revista Y algum dos recursos falha, temos que estar atentos para poder colmatar essa falha. Mais, devemos criar condições para que cada etapa seja cumprida nos timmings devidos, de forma a que a próxima equipa não saia prejudicada no tempo que deve alocar ao projecto e assim garantir que o cliente recebe no tempo previsto e com o budget aprovado inicialmente a sua revista finalizada, pronta a ser distribuida e com a qualidade habitual.

6. O fim: a conclusão do projecto

Um projecto tem princípio, meio e fim. Na área editorial, em que as revistas têm este percurso, esta última parte tende a ficar muitas vezes esquecida ou delegada para a direcção de produção que assegura a arte final de um projecto e a sua entrada em gráfica (saiba mais sobre isto). No entanto, o gestor deve acompanhar o seu projecto até ao fim, ou seja, fazer a ponte com a direcção de produção e saber o estado de impressão. No caso de uma revista, por exemplo, essa ligação é fundamental para assegurar que a revista será entregue ao cliente no dia previsto e para poder ajudar a área de produção sempre que necessário.
Não há nada mais agradável e que melhor dá a sensação de “dever cumprido”, que o primeiro folhear de uma revista acabadinha de chegar da gráfica. O famoso cheiro do papel.
Finalizado o processo, é tempo de fechar contas e confirmar valores, sempre em parceria com a direcção de contas, garantindo que o projecto foi totalmente executado com sucesso (e que a gestão de projectos funcionou).

7. O cliente: conhecimento do perfil e necessidades específicas

Embora apareça em último, este é, provavelmente, o ponto mais relevante na vida de um gestor de projectos – o cliente.
Mais do que cumprir e garantir todas as tarefas acima enumeradas, o conhecimento do perfil do cliente e das suas necessidades são essenciais para garantir um serviço impecável. O know how que vamos adquirindo à medida que os anos passam a trabalhar com o cliente X permitem-nos reconhecer oportunidades e garantir que estamos sempre alinhados com as suas necessidades.
No fundo, é uma relação de parceria, de troca de conhecimentos e de colaboração efectiva que nos permitem fazer projectos vencedores e que tanto nos orgulham. Tornam-se verdadeiramente trabalhos de equipa, realizados com gosto e dedicação, e são únicos.

Já viu a prateleira dos orgulhos Plot?

8. Só porque é importante lembrar

Este ponto vem fora da lista, mas importa lembrar que quando fazemos seja o que for com gosto, a vida torna-se muito melhor e aqui o trabalho é levado sob esta máxima. Na área da criatividade são milhões as fontes de inspiração a que temos acesso diariamente e isso é magnífico, uma das melhores coisas do meu trabalho…

Alguns sites e blogs que inspiram diariamente o nosso trabalho e por consequência a forma como vivemos a vida:

Issuu
Nas capas
Caixa de bullets
Upper Case Magazine

Ah, e em caso de dúvida, responda à check list das competências que deve ter um gestor de projectos:

> Capacidade de liderança de equipas;
> Capacidade de gestão de projectos;
> Bom relacionamento interpessoal;
> Boa capacidade de organização;
> Capacidade para gerir sob stress;
> Capacidade de multi-task;
> Domínio de técnicas e conceitos de design;
> Visão crítica de conteúdos.

Se respondeu a todas estas competências com acenar de cabeça, então, está pronto para ser um bom gestor de projectos na área dos conteúdos.
Boa sorte e bom trabalho!

Por Filipa Avillez, gestora de projectos Plot Content Agency


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